Guide pratique d’archivage et de conservation des données

1. Les objectifs des fiches pratiques

Les fiches pratiques ont pour vocation de fournir un cadre opérationnel commun afin d’accompagner les acteurs concernés dans la gestion, la conservation et l’archivage des informations tout au long de leur cycle de vie.

• Aide à l’organisation fonctionnelle destinée aux utilisateurs
• Aide à la rédaction des CCTP et à la décision lors du choix de l’éditeur
• Rappel des contraintes réglementaires, fonctionnelles et techniques
• Aide à la gestion documentaire pour les utilisateurs ENT (EPLE) – voir le référentiel de conservation (XLSX ou ODS).

Le sort final des informations figurant dans le référentiel de conservation annexé au présent guide est à ce stade une recommandation. Elle devra être validée au cas par cas par chaque instance locale en charge du contrôle scientifique et technique. Une déclinaison du Service interministériel des archives de France devrait suivre et fixer réglementairement les durées de conservation et les sorts finaux à appliquer pour chaque typologie.

2. Les acteurs et périmètres de l’archivage

2.1. Exercice du CST

Le CST de l'État est un ensemble de procédures destiné à garantir et protéger le patrimoine culturel en France. Dans le cadre des archives publiques, il permet notamment de s’assurer que leurs conditions de traitement et de conservation sont satisfaisantes.

Pour les archives de l’Éducation nationale, il est exercé :

À l’échelon central par le conservateur, chef de la MAPC ;

À l’échelon local par les directeurs et directrices des archives départementales.

La question de l’échelon d’exercice du CST est ainsi essentielle à la bonne gestion des données, et tout particulièrement de celles produites et conservées dans un système d’information (SI).

Trois situations ont été identifiées pour éclaircir ce point :

2.2. Responsabilité de l’archivage

Pour rappel, le cycle de vie d’une donnée est divisé en trois âges selon l’usage qui en est fait et la valeur qui lui est accordée¹.

La responsabilité de l’archivage d’une donnée n’incombe pas aux mêmes personnes ou services selon le moment dans le cycle de vie, mais également selon l’échelon considéré.

* la DSI de l’entité pourra assurer la MOE.

3. Le contexte normatif

La normalisation, phénomène provenant du monde de la technique ou de l'industrie, concerne dorénavant également les questions documentaires et numériques. Ces aspects se sont fortement développés durant les quinze dernières années.

Les normes sont le fruit d'une collaboration entre experts, prestataires et utilisateurs. Elles visent l'amélioration collective, ainsi que l'interopérabilité.

4. Gestion des données

4.1. La notion de cycle de vie

4.1.1 Définitions

Le cycle de vie s’entend tout au long de la vie des données : archivage courant, intermédiaire et définitif.

La nature, la valeur informationnelle, les éventuels durées de conservation réglementaire mais aussi le sort final qui leur est réservé doivent être connus dès la naissance de l’information (données, documents, enregistrements audio ou vidéo, iconographies…).

4.1.2 Mise en œuvre du Records Management (norme ISO 15 489)

La nature d’archives publiques existe dès la création de l’information. La question de l’archivage ne se pose pas uniquement au stade intermédiaire.

L’information a une vie courante : de sa création à sa fin d’utilisation fréquente et régulière en passant par sa phase de consolidation et de fixation en une version définitive.

La valeur des archives se découpe en deux temps :

• Valeur primaire : notion de preuve probante, justification de l’activité
• Valeur secondaire : intérêt scientifique, statistique ou historique

L’information a une durée d’utilité pratique (DUP) et/ou une durée d’utilité administrative (DUA), cette dernière étant réglementairement fixée. Cette durée fixe généralement le temps d’archivage intermédiaire qui correspond à la fin de l’utilité fréquente de l’information consolidée au terme de la durée de conservation légale ou la fin d’utilité définit en commun accord entre le service et le CST.

Lors de l’archivage intermédiaire, une sélection peut être opérée en fonction des différentes versions réalisées.

Au terme de cette DUA ou DUP une sélection s’opère selon le sort final définit préalablement : soit l’information est éliminée soit elle est archivée définitivement pour des raisons d’intérêt scientifique historique ou statistique (en totalité ou échantillonnée).

Rappel : les archives publiques doivent obligatoirement être versées dans un service d’archives publiques (Archives nationales ou Archives départementales).

Au vu de ces contraintes organisationnelles, fonctionnelles et réglementaires, et dans le cadre des réflexions autour de la mise à jour du SDET et du travail méthodologique associé, la Mission des archives et du patrimoine culturel (MAPC) du ministère chargé de l’Éducation nationale a élaboré un référentiel de conservation, outil d’aide à la gestion documentaire, annexé au présent document.

4.2. Mise en œuvre des différentes étapes fonctionnelles liées à la gestion documentaire tout au long du cycle de vie

4.2.1 Tri / Sélection / Echantillonnage

Les données produites par des applications telles que les ENT peuvent représenter un volume important, et il n’est pas forcément nécessaire de conserver l’ensemble de cette production pour l’archivage. Le référentiel de conservation indique ainsi que certaines données doivent faire l’objet d’un tri à l’issue de leur DUA/DUP avant d’être soit conservées pour l’archivage, soit éliminées.

Ce tri peut prendre plusieurs formes :

• Une sélection de documents récapitulatifs (par exemple : conserver la version finale d’un travail et éliminer les versions intermédiaires) ;
• Une sélection qualitative (par exemple : conserver les travaux ayant reçu les meilleures notes) ;
• Sélection d’un spécimen (par exemple : conserver 4 ou 5 dossiers complets d’un ensemble plus importants afin de témoigner de la composition de ce type de dossiers) ;
• Un échantillonnage systématique (par exemple : ne conserver qu’un pourcentage déterminé à l’avance d’un ensemble important de documents très homogènes).

Cette démarche de sélection demande plusieurs prérequis indispensables :

• La validation de la personne exerçant le CST sur ces données ;
• La collecte et l’accessibilité des métadonnées minimales nécessaires à la méthode de tri choisie ;
• La possibilité d’utiliser ces métadonnées pour trier la production de l’application et n’exporter qu’une partie des données.

4.2.2 Transferts

L’interopérabilité et la réversibilité des données produites ou stockées dans une application sont essentielles à la mise en œuvre du RM.

La fonction d’export de l’ENT doit donc pouvoir préparer les données aux transferts suivant :

• Vers le même ENT (réversibilité)
• Vers un autre ENT
• Vers une GED
• Vers un SAE
• Vers un serveur

L’export mais aussi l’import des données doit pouvoir se faire facilement pour l’utilisateur, de manière à limiter la manipulation des données à l’extérieur de l’application à son strict minimum.

4.2.3 Eliminations

La réglementation française (Code du patrimoine, circulaires…) mais également européenne (Règlement général sur la protection des données) imposent que certaines données soient éliminées à l’issue de leur DUA/DUP, comme l’indique le référentiel de conservation. Aucune opération d’élimination ne peut cependant être lancée sans la validation explicite de la personne exerçant le CST, matérialisée par la signature d’un bordereau d’élimination (BE). Attention : toute élimination « sauvage » d’archives publiques est passible de sanctions pénales².

L’ENT doit donc permettre :

• d’identifier ces données avec précision en se basant sur les métadonnées adéquates ;
• de fournir la liste de ces données afin de tracer et faire valider l’élimination par la personne exerçant le CST ;
• d’éliminer ces données de manière ciblée ou par lot suivant le besoin de l’utilisateur.

5. Archivage et sauvegarde : quelles différences ?

Les informations numériques sont par nature très vulnérables. Les risques de perte de documents, d’altération ou de destruction (intentionnelle ou non) et les problèmes de sécurité (accès non autorisé aux documents, usurpation d’identité, virus informatiques, etc.) sont donc accrus par la dématérialisation de l’information. Enfin, de nouveaux risques juridiques ont vu le jour dans le contexte électronique.

La production numérique est également caractérisée par l’importance des métadonnées, c’est-à-dire des informations permettant de documenter la production. Elles sont indispensables pour restituer correctement l’information d’un point de vue technique, mais aussi d’un point de vue archivistique, afin notamment de conserver les informations dans leur contexte et de préserver le lien entre ces informations et le producteur. La qualité des métadonnées a une influence directe sur la gestion et la conservation des archives numériques.

Sur ces deux points il est indispensable de faire la différence entre archivage électronique et sauvegarde informatique. Cette dernière n’est qu’une copie de sécurité et ne garantit pas la conservation de l’information indépendamment des évolutions techniques. À l’inverse, l’archivage électronique doit garantir un certain nombre de points :

• l’intégrité (protection contre les altérations intentionnelles et non intentionnelles) ;
• la pérennité (lisibilité et exploitabilité de documents à long terme) ;
• la sécurité (sécurité des salles informatiques, duplication des données sur des sites distants) ;
• la confidentialité (contrôle de l’accès aux documents) ;
• la traçabilité ;
• la réversibilité et la portabilité des données.

6. Fiche pratique : format de données

Un format de données est la façon dont est représentée une donnée dans un système informatique. Cet élément joue un rôle central tout au long du cycle de vie de la donnée : de sa création jusqu’à son éventuel archivage.

Le format doit donc participer pleinement à la pérennisation de la donnée, c’est-à-dire au maintien de son accessibilité et de son intelligibilité dans le temps. Cet objectif peut se décliner en trois exigences :

• Garantir l’accessibilité : les données doivent demeurer lisibles sur toute la durée de leur conservation ;
• Favoriser l’interopérabilité : les données doivent être facilement transposables et utilisables dans des systèmes différents de celui où elles ont été produites et/ou sont conservées ;
• Assurer une fiabilité à long terme : les données doivent demeurer intègres et non altérées sur toute la durée de leur conservation.

Afin de répondre au mieux à ces exigences, il convient de privilégier des formats :

• Ouverts, dont la spécification est publiquement accessible ;
• Libres (non-propriétaires) ou, à défaut, dont l’usage est largement répandu.

Des préconisations ont été émises par plusieurs institutions et organismes en charge de l’archivage de données. Parmi ces initiatives, il est possible de s’appuyer sur :

• Le Référentiel général d’interopérabilité dont la dernière version a été publiée en 2016 par la Direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication de l’État (voir plus spécifiquement le point 4. Interopérabilité syntaxique) ;
• Les recommandations concernant les formats acceptés, tolérés ou refusés par les Archives nationales de France ci-dessous (reproduit et adapté à l’usage de nos utilisateurs).

6.1. Données structurées

6.2. Bureautique

6.3. Compression bureautique

6.4. Messageries

6.5. Pages Web

6.6. Fichiers système, fichiers temporaires et raccourcis

6.7. Images fixes

6.8. Images animées

6.9. Fichiers son

7. Fiche pratique : indexation (classement, arborescence…)

L’organisation de la production électronique (fichiers, données, documents, dossiers) est indispensable pour retrouver et partager les informations. Une arborescence numérique est une organisation hiérarchique de répertoires, dossiers et fichiers. Il est préconisé que cette organisation corresponde aux missions et activités du service/structure et soit basée sur un plan de classement.

Bonnes pratiques :

• Une hiérarchie de répertoires et de dossiers allant du général au particulier,
• Une organisation thématique (aux niveaux supérieurs) puis chronologique, numérique ou alphabétique (aux niveaux inférieurs),
• Une centralisation de tous les documents de l’unité de travail (à définir),
• Des intitulés de répertoires, de dossiers, de fichiers, intelligibles par tous,
• La proscription de tout dossier « divers », « affaires générales » ou « à classer » …
• Une limitation à 5 niveaux hiérarchiques de répertoires et de dossiers à partir de la racine du serveur.

À noter que le référentiel de conservation doit aider à définir les différentes thématiques du plan de classement. Celui ne doit pas être calqué sur l’organisation de la structure en raison du caractère mouvant de toute organisation.

Toute abréviation utilisée au sein d’un plan de classement devra être expliquée via un document accessible à tous sous forme de liste commune (type glossaire associé).

Ce qu’il faut éviter :

• Des fichiers au même niveau que des dossiers
• Un nombre trop élevé de sous-dossiers, en raison des risques de création de dossiers inutiles, de perte de fichiers pendant les migrations et des difficultés à retrouver les documents.

8. Fiche pratique : nommage

La compréhension du contenu d’un dossier ou d’un fichier passe en premier lieu par la lecture de son nom et par conséquent par la clarté de son énoncé. Cependant dans la pratique on constate que la manière de les nommer varie d’un utilisateur à l’autre et il est bien souvent nécessaire d’ouvrir le fichier pour comprendre de quoi il s’agit réellement.

Le nommage des fichiers, lorsqu’il est adéquat, permet de regrouper des documents ou pièces qui sont fortement liés entre eux par le ou les sujets qu’ils concernent, mais aussi de différencier ces documents par leur statut (par exemple : validé ou non).

Pour toutes ces raisons il est indispensable d’élaborer, mais surtout de respecter, des règles communes de nommage pour faciliter et pérenniser l’accès à l’information et pour optimiser le partage et la sélection des documents (archivage, tri, élimination).

Bonnes pratiques :

• Les intitulés de fichiers doivent être succincts et précis, (éviter les « autres », « divers »…)
• Les intitulés de fichiers doivent comporter les éléments de nommage (cf. tableau ci-dessous)
• Supprimer les caractères spéciaux (, ; . : ! ? ’/ \ : * " ‹ › % ( ) @ \&$#..) et les signes diacritiques (pas d’accent ni de tréma, pas de cédille),
• Retirer les mots « vides » : « le, la, les, un, unes, des, et, ou, etc et les espaces vides
• Ne pas utiliser le nom des agents créateurs ou gestionnaires du dossier ou du fichier.
• Utiliser l’underscore pour séparer les éléments.

À noter que l’ordre des différents éléments du nom n’est pas imposé et varie en fonction du mode de classement adopté dans chacun des répertoires de l’arborescence :

• Classement thématique :
  Classement par sujet : sujet_type_date_version.extension
  Exemple : CE_ORG_20230412_V0_1.doc
• Classement par typologie de document : type_sujet_date_version.extension
  Exemple : ORG_CE_20230412_V0_1.doc
• Classement chronologique :
  • Classement chronologique par sujet : date_sujet_type_version.extension
    Exemple : 20230412_CE_ORG_V0_1.doc
  • Classement chronologique par typologie de document : date_type_sujet_version.extension
    Exemple : 20230412_ORG_CE_V0_1.doc

9. Glossaire

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